Bab 3b Teknologi Informasi dan Komunikasi

B. Fitur Lanjut Aplikasi Perkantoran

Banyak fitur lanjut dari aplikasi perkantoran yang bisa membantu kita dalam membuat laporan maupun menyajikan data. Pada bagian ini, kalian akan mencoba untuk mempraktikkan dua fitur lanjut aplikasi perkantoran, yaitu fitur mail merge pada Word dan fitur membuat video pada MS PowerPoint.

Ayo, Kita Praktik

Aktivitas Individu

Mail Merge adalah fitur yang dapat kalian gunakan untuk menghasilkan surat, amplop, undangan, dan lain-lain secara berulang, tetapi terdapat beberapa komponen yang berbeda misalnya nama dan alamat yang dituju. Dalam hal ini, kita tidak perlu membuat dokumen sebanyak jumlah nama/tujuannya, tetapi hanya cukup menggunakan satu dokumen Word dan daftar nama/ alamat yang dapat disimpan dalam daftar, basis data, atau spreadsheet.

Langkah-Langkah Aktivitas

1. Buka Excel.
2. Buatlah tabel yang berisi data nama siswa, alamat, nama orang tua, kurang lebih seperti
   contoh di bawah ini.
3. Simpanlah file Excel tersebut.

1. Buka Word.
2. Buatlah dokumen surat kurang lebih seperti
   pada contoh berikut ini.

6. Klik Mailings Select recipients Use an existing list.
7. Carilah file excel yang telah dibuat sebelumnya pada langkah 1-3.
8. Klik Open pilih sheet yang sesuai klik OK.
9. Letakkan kursor pada sebelah kanan ‘Yth.’.
10. Klik Insert Merge Field pilih Hubungan.
11. Ulangi langkah 9 dan 10 untuk bagian-bagian lain dari dokumen surat sehingga diperoleh hasil seperti gambar berikut.
12. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Result. Tampilan hasil seperti pada gambar
    berikut.
13. Gerakkan panah ke kiri dan ke kanan untuk melihat tampilan data
    lainnya. Data pada setiap baris akan ditampilkan satu per satu.